ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა
DMS (დოკუმენტების მართვის სისტემა) — ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა (EHA) არის სისტემა, რომელიც ორგანიზაციაში მართავს დოკუმენტების ელექტრონულად შექმნის, რედაქტირების, შენახვის, გაზიარების, ხელმოწერისა და მონიტორინგის პროცესებს. ეს სისტემა ქაღალდზე დაფუძნებულ დოკუმენტბრუნვას ციფრულ გარემოში გადაჰყავს, უზრუნველყოფს დოკუმენტების უფრო სწრაფ, უსაფრთხო და გამჭვირვალე მართვას, ოპტიმიზაციას უკეთებს სამუშაო პროცესებს და ამცირებს შეცდომებს.
ძირითადი ფუნქციები:
- დოკუმენტების ცენტრალიზებული შენახვა
- ციფრული ხელმოწერა და დამტკიცების მექანიზმები
- ვერსიების კონტროლი და ცვლილებების მონიტორინგი
- სწრაფი წვდომა დოკუმენტებზე ძიებისა და ფილტრაციის შესაძლებლობების მეშვეობით
- წვდომის უფლებების მართვა
- ინტეგრაციის შესაძლებლობები და ავტომატიზებული სამუშაო პროცესები
ძირითადი მოდულები:
შემოსული დოკუმენტების მოდული
- უზრუნველყოფს შემომავალი დოკუმენტების მიღებას, რეგისტრაციას, დამტკიცებას და შესაბამის პირებზე გადამისამართებას
- აკონტროლებს დოკუმენტის მიმოქცევის ყველა ეტაპს და უზრუნველყოფს სრულ მართვას
დოკუმენტის მიღების რეგისტრაცია
- შემოსული დოკუმენტები სისტემაში რეგისტრირდება და უნიკალური იდენტიფიკატორით აღინიშნება
- დოკუმენტების გადამისამართება, განხილვა და მონიტორინგი ინტეგრირებულად იმართება
გადამისამართება და განაწილება
- შემოსული დოკუმენტები სისტემაში ფიქსირდება და უნიკალური იდენტიფიკატორით რეგისტრირდება
- დოკუმენტები ავტომატურად იგზავნება შესაბამის განყოფილებებში ან პასუხისმგებელ პირებთან
განხილვა და მონიტორინგი
- უზრუნველყოფილია, რომ შემომავალი დოკუმენტები განიხილებოდეს და მუშავდებოდეს მხოლოდ უფლებამოსილი პირების მიერ
უსაფრთხოება და კონფიდენციალურობა
- დოკუმენტების გადაადგილების ტრაექტორიის ფორმირება
- ავტომატური შეტყობინებები და პროცესის მდგომარეობის მონიტორინგი
ციფრული არქივირება
- შემომავალი დოკუმენტები ინახება სისტემაში ელექტრონულ ფორმატში და უსაფრთხოდ არქივდება
დოკუმენტები უნიკალური იდენტიფიკატორისა და ძიების ფუნქციების საშუალებით მარტივად იძებნება და ხელმისაწვდომია
არქივირება და სარეზერვო ასლი
- ვადაგასული დოკუმენტების არქივში გადატანა
- სარეზერვო ასლების ავტომატური შენახვა
ანგარიშგება და ანალიტიკა
- დოკუმენტბრუნვის, მომხმარებლის აქტივობისა და დამტკიცების ვადების შესახებ ანგარიშები
- მართვისთვის ვიზუალური მაჩვენებლები და სტატისტიკური ანალიზი